5 regole fondamentali per creare una terminologia aziendale uniforme

Sapevi che ogni azienda parla la sua lingua? Proprio così, ogni azienda ha una propria termologia che può essere diversa anche da reparto a reparto. Per questo motivo capita molto spesso che un termine sia poco chiaro specialmente dopo la traduzione.

Sia che tu produca la tua documentazione tecnica internamente sia che ti affidi ad un’agenzia esterna ti sarà già capitata questa tipica situazione. Quindi come evitare questi errori?

La soluzione è: utilizzare una terminologia aziendale uniforme. In questo blog ti mostreremo step by step come gestire al meglio la terminologia della tua azienda.

Quali sono i vantaggi?

  • Benefici di tempo e di comunicazione interna grazie ai termini precisi e categorizzati
  • Risparmio di costi per le traduzioni tecniche
  • Comunicazione con i tuoi clienti esteri

Cos’è la terminologia?

La terminologia è un insieme di termini di un determinato settore specifico. Ma per coordinare la terminologia bisogna:

  • Creare linee guida con le regole sui termini da utilizzare ed evitare
  • Gestire i termini tramite banche dati terminologiche mono o multilingua
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Gli errori che facciamo tutti

Putroppo la terminologia uniforme nell’industria è ancora sottovalutata. Documenti come: schede tecniche, cataloghi, istruzioni per l’uso, ecc. dell’azienda presentano svariati termini tecnici per identificare ogni oggetto o parametro.

Prova ad immaginare un cliente che non parla la tua lingua e che deve capire la tua documentazione tradotta con una terminologia diversa per ogni documento? Sicuramente faticherà a comprendere la tua documentazione tecnica e non sarà molto soddisfatto del suo acquisto.

Le cause

Questo capita perché la documentazione tecnica è realizzata da differenti persone che influiscono sulla terminologia, come ad esempio:

  • I differenti reparti che producono indipendentemente la documentazione: promozionale, commerciale, contrattuale, tecniche (per uso interno e per i clienti).
  • Le singole persone che si esprimono con termini decisamente diversi per uno stesso oggetto o concetto od addirittura per definire il prodotto stesso.
  • I servizi linguistici, quali i redattori esterni ed i traduttori che contribuiscono all’estensione della terminologia.

Il risultato: un problema di comunicazione! Con prodotti e servizi complessi, il potenziale di malintesi e delle relative conseguenze è enorme.

Esempio:

  • liste di ricambi le quali diversi dalla descrizione dei prodotti
  • comandi sul pannello operatore che non corrispondono alle istruzioni per l’uso
  • manuali tecnici poco chiari

Quindi è opportuno dare un valore a tutto ciò che stai vendendo, in questo modo darà un’efficacia aggiuntiva anche nella comunicazione. Ma come?

Ecco le 5 regole per creare una buona terminologia azienda uniforme

Per gestire al meglio la terminologia aziendale centralizzata della tua azienda ti basterà seguire le seguenti regole:

  1. Affida la terminologia a chi conosce bene i prodotti e le loro denominazioni anche nelle lingue estere
  2. Inserisci i termini in un glossario a disposizione di tutti gli addetti dell’azienda e nello stesso file si potranno anche immettere le traduzioni in varie lingue.
  3. Fai rispettare la terminologia del glossario: così si garantisce l’uniformità terminologica non solo nella lingua base, ma anche nei documenti tradotti.
  4. Solo gli autori del glossario possono applicare le modifiche e l’ampliamento del glossario. In questo modo si evita di sovrascrivere il file e creare incomprensioni.
  5. Sviluppa un metodo di correzione del glossario, affinché chiunque lo utilizzi possa segnalare eventuali errori ed indicare termini più appropriati.

Una volta seguite queste regole avrai in mano finalmente il tuo glossario uniforme!

Cosa possiamo fare per te?

Noi di because Italy abbiamo definito questi processi sulla base della nostra lunga esperienza nella redazione e nella traduzione della documentazione tecnica.

Vuoi un aiuto per gestire al meglio la tua terminologia in modo uniforme? Affidati al nostro servizio dedicato alla terminologia beProfessional.

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