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Come migliorare il processo di revisione della documentazione tecnica

Normalmente la documentazione tecnica viene creata parallelamente al prodotto e contiene quindi cambiamenti rapidi strutturali e funzionali. Per fare questo, il reparto redazionale deve ottenere informazioni da persone dell’ufficio tecnico, coordinare i contenuti e farli approvare. Le scadenze rigorose per il rilascio finale e la pubblicazione aggiungono ulteriori complessità che vogliamo eliminare.

Abbiamo bisogno di revisioni?

Fondamentalmente, 4 o 6 occhi sono meglio di 2 per eliminare errori o malintesi. Inoltre, i clienti utilizzatori si aspettano una documentazione tecnica completa, comprensibile e affidabile. Per soddisfare questi requisiti, i redattori tecnici devono consultarsi con gli esperti del prodotto. Solo in questo modo è possibile inserire le informazioni corrette. Un processo tipico è il seguente: creazione dei contenuti, revisione tecnica, eventuale revisione redazionale sulla base della linea guida aziendale, rilascio ufficiale e pubblicazione.

Il problema dei processi di revisione tradizionali

Spesso i redattori tecnici non hanno ben chiare le loro responsabilità nella creazione della documentazione tecnica. Anche le revisioni o i rilasci sono spesso multilivello e quindi molto complessi. Le scadenze non sono chiare, specialmente quando ci sono di mezzo le traduzioni. Tutte queste incertezze comportano un lavoro gestionale aggiuntivo per il team di redazione tecnica.

Ma nella pratica, come effettuate le revisioni nella vostra azienda? Forse stampate i contenuti, li presentate ai colleghi dell’ufficio tecnico e poi ricevete degli appunti scritti a mano? Oppure inviate PDF per mail e li ricevete commentati? In entrambi i casi parliamo di una gestione cartacea o simil-cartacea. Vi ritrovate a compilare complicati file Excel per tracciare manualmente lo stato del processo, le scadenze, i revisori, i team leader, le approvazioni e le traduzioni. Ma soprattutto a riportare manualmente commenti e i suggerimenti di modifica sul software redazionale. A questo punto, potete stare sicuri che vi sarete persi qualche informazione in un cassetto (reale o virtuale che sia). In conclusione: i processi di revisione convenzionali comportano tempo e sono soggetti a errori!

Ma allora come possiamo migliorare le revisioni?

I redattori tecnici gestiscono i contenuti in sistemi professionali di gestione dei contenuti tecnici come il nostro SCHEMA ST4. Il contenuto non deve uscire dal sistema redazionale: i compiti e i processi sono mappati e automatizzati. Ma soprattutto: i colleghi al di fuori del reparto di redazione tecnica possono accedervi e generare feedback in modo semplice, come se avessero di fronte un PDF da commentare o un foglio di carta su cui appiccicare un post-it. In questo modo si elimina sia lo sforzo amministrativo che la possibilità di errore dei processi di revisione precedenti. Il sistema editoriale gestisce e memorizza tutti i processi, le modifiche e le versioni in modo tracciabile e completo. Non avrete più bisogno di tabelle Excel!

Accesso diretto tramite il browser

 

I colleghi al di fuori del reparto di redazione tecnica devono essere in grado di lavorare con il sistema di redazione in modo semplice ed efficace. Il segreto è questo. Per SCHEMA ST4 abbiamo sviluppato un client apposito, SlimClient, che consente l’accesso tramite il browser per modificare i singoli contenuti redatti su SCHEMA ST4.

Gestione del flusso di lavoro

Affinché i compiti possano essere controllati attraverso un sistema editoriale, devono essere innanzitutto ben definiti. In SCHEMA ST4, ciò è possibile senza sforzo di programmazione. Definite i flussi di lavoro nel Workflow Designer, un’interfaccia di facile utilizzo per la creazione di flussi di lavoro in SCHEMA ST4. Con i flussi di lavoro, impostate il diagramma di flusso dei vostri processi di revisione conformemente alle direttive aziendali.

Una volta avviati, i flussi di lavoro sono facilmente tracciabili con una panoramica delle attività. I flussi di lavoro attivati, lo stato, gli agenti e le scadenze sono tutti visibili e vengono aggiornati automaticamente durante l’esecuzione.

Bisogna migliorare i processi!

Siamo assolutamente convinti che i redattori tecnici non abbiano a che fare con revisioni o processi di alto livello. Il supporto automatico da parte di un sistema editoriale è oggi lo stato dell’arte. Integrate i vostri colleghi nel vostro lavoro con il sistema editoriale nel modo più trasparente possibile e risparmiate tempo per aumentare la qualità dei vostri contenuti. In questo modo i vostri processi editoriali e le revisioni diventeranno completamente trasparenti e tracciabili.

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