documentazione-tecnica-XML

Documentazione tecnica modulare e strutturata su XML per costruttori di macchine

Le profonde trasformazioni che hanno investito il mondo della comunicazione tecnica hanno toccato solo in parte il comparto dei costruttori di macchine speciali, che sono tradizionalmente rimasti ancorati a sistemi tradizionali di redazione e di traduzione della documentazione tecnica.

Le motivazioni del mancato cambio non sono sicuramente da imputare ad una mancanza di visione: se i costruttori sono considerati all’avanguardia della tecnologia in campo internazionale è perché hanno saputo interpretare prima e meglio di altri le esigenze di un settore produttivo sempre più competitivo ed esigente. Le motivazioni reali, semmai, sono proprio da imputare proprio all’evoluzione continua e terribilmente veloce della tecnologia e alla capacità di adattamento al mercato, che si traduce nella produzione e nell’installazione di soluzioni chiavi in mano su misura per l’utilizzatore.

Quindi, anche se non è sfuggito praticamente a nessun ufficio tecnico che l’utilizzo di un sistema CCMS permette di evitare si riscrivere gli stessi contenuti più volte, che l’applicazione di un CAT tool permette di risparmiare sui costi di traduzione e di unificare la terminologia, e che l’utilizzo di software ottimizzati per la redazione delle istruzioni permetta di ottenere performance migliori dal punto di vista dell’aspetto grafico / strutturale della documentazione. In realtà spesso quasi nessuno di questi miglioramenti tecnologici è stato adottato.

Se non sono bastate le scarse rese di questi sistemi a causa all’impossibilità di standardizzazione tecnologica sul breve termine, anche senza considerare i costi di acquisto delle licenze di training del personale preposto alla supervisione della documentazione, il grande scoglio è stato quello di decidere quale insieme di sistemi adottare. Se in campo CAT la scelta non è mai stata troppo difficile (SDL e Across sono i leader in quel campo) in campo CCMS e software di redazione la scelta è grande.

Ed infine, una volta fatta la scelta, come poter gestire la documentazione in assenza di un ufficio di documentazione interno – situazione tipica per le piccole aziende costruttrici? Affidarsi ad un redattore tecnico esterno che utilizzi tecnologie non perfettamente “digerite” internamente nell’ufficio tecnico significa non essere mai proprietari della tecnologia di redazione e di accontentarsi di PDF stampabili fini a se stessi.

Fatte queste considerazioni, non c’è da sorprendersi se molti costruttori, per redigere un nuovo manuale modificano quello della macchina simile, effettuano cambiamenti fino all’ultimo minuto (a volte fino al giorno stesso del collaudo ufficiale), evidenziano i paragrafi da tradurre e li spediscono all’agenzia di traduzione di turno, esercitando pressioni per ottenere la traduzione nel più breve tempo possibile, pena la mancata accettazione del macchinario da parte del cliente.

Questo sistema è considerato obsoleto e altamente improduttivo da tutti gli esperti della comunicazione tecnica in ambito nazionale ed internazionale. Cosa invece è efficiente:

  • Slegare i testi dalla grafica, dall’impaginazione. Con un click si cambierà lo stile aziendale, il nuovo logo comparirà magicamente in tutta la documentazione e per tutti gli scopi e da subito.
  • Riutilizzare i contenuti prodotti per diverse pubblicazioni. Non ha senso copiare e incollare i contenuti, quando si può localizzare con sicurezza la sorgente delle informazioni, che viene richiamata in tutti i documenti per cui ha rilevanza.
  • Gestire le traduzioni in modo efficiente. Nessuno vuole pagare 20 volte la traduzione dello stesso contenuto. Eppure, o il confronto ed il recupero vengono fatti manualmente in azienda (e si pagano in costi del personale ed errori di manovalanza non automatizzabile) oppure vengono inviati all’agenzia di traduzioni. E tutti sappiamo che, con o senza CAT ci sono dei costi.

Per fare questo è necessario passare alla documentazione strutturata su XML. E per farlo senza impazzire in programmazione XML con fogli di stile CSS, occorre un CCMS. E per non avere costi per la personalizzazione del software, occorre una solida soluzione standard out-of-the-box.

Noi abbiamo scelto il CCMS SCHEMA ST4 e questo ha rivoluzionato la nostra capacità di produrre in modo efficiente contenuti tecnici multilingua di valore, in modo controllato.

E voi cosa avete già fatto o state programmando di fare, per entrare in Industria 4.0 anche con la documentazione tecnica?

Siete interessati al CCMS ST4 o ad una consulenza? Contattateci!

Share this post

Condividi su facebook
Condividi su twitter
Condividi su linkedin
Condividi su print
Condividi su email