software redazionale

I maggiori vantaggi di un software redazionale

I processi di authoring e redazione di documentazione possono essere ottimizzati con un sistema di gestione dei contenuti (software redazionale), adottabile in diverse aree di applicazione, e dei quali redattori e autori tecnici possono beneficiare in modo diretto. 

Ma quali sono i vantaggi?

Gestione dati neutrale rispetto all’output

La gestione dei dati è neutrale rispetto ai formati di output: i software, lavorando su base XML, hanno la possibilità di allocare i dati in un’unica ubicazione e attingere ad essi solo nel momento di reale utilizzo (single source publishing), infine pubblicare nel formato a scelta.

Anche durante la creazione, inoltre, i contenuti testuali sono indipendenti dai contenuti grafici e dai contenuti di dati/variabili, con la possibilità di assemblarli attraverso un pratico editor di testo (in ambiente MS Word).

Riutilizzo dei contenuti

Non sarà più necessario copiare e incollare i contenuti creando inutili duplicati di contenuti o di parte di essi. Un CMS consente di creare una volta i contenuti e riutilizzarli ogniqualvolta siano necessari, creando sul progetto un link al contenuto esistente.

La dimensione di questi contenuti viene determinata dall’autore, è possibile riutilizzare da una singola lettera/parola/numero a interi capitoli strutturati. Anche contenuti quali variabili o altri che non siano testo/immagini, possono essere riutilizzati con la stessa logica. Questo processo ha molteplici vantaggi: una modifica al contenuto originale è propagata su tutti i progetti che lo riutilizzano, la gestione delle traduzioni è più snella e vi sarà più coerenza tra i diversi documenti.

Ogni modifica inoltre viene tracciata e mantenuta nello “storico” del singolo contenuto, con la possibilità di richiamare quindi le diverse versioni generate nel tempo.

Gestione efficiente di varianti e traduzioni

In caso di documenti moto simili tra loro, che riutilizzano buona parte dei contenuti, la gestione dei progetti avviene sfruttando i metadati dei contenuti stessi, opportunamente filtrati, ottenendo come risultato diverse varianti dello stesso progetto iniziale.

La gestione delle traduzioni avviene per mezzo di un opportuno strumento dedicato, che consente di monitorare costantemente lo stato delle traduzioni di ogni contenuto presente nel database, inoltre permette di esportare solo i contenuti nuovi o modificati, riducendo notevolmente i tempi (e i costi) di questo processo.

Design aziendale

Uno dei principali benefici è la creazione dei contenuti completamente indipendente dalla gestione dell’aspetto grafico su cui verranno impaginati. In genere i documenti generati su piattaforma Office o Adobe richiedono molto tempo per la formattazione, ma con un CMS un progetto può essere pubblicato su differenti layout e generare quindi documenti in diversi formati, a partire dal PDF fino all’HTML.

Supporto durante l’intero procedimento

Schema integra diversi meccanismi per supportare il processo di creazione di documenti:

– Creazione di strutture di progetto modello, da utilizzare per progetti specifici

– Importazione guidata documentazione esterna esistente

– Strumenti di controllo di qualità e uso della terminologia durante la redazione

– Versionamento e accesso alle precedenti versioni sia per i singoli contenuti che per l’intero progetto

– Realizzazione di workflow definito e assegnazione di task a utenze specifiche

In sintesi, l’utilizzo di un CMS evita la duplicazione di contenuti e quindi la moltiplicazione di costi, evita di dover modificare i documenti in numerose directory ma permette una modifica al contenuto ubicato alla fonte, consente di gestire facilmente le traduzioni e le varianti di pubblicazione, slega la creazione dei contenuti dalla creazione del layout grafico e rende coerente i contenuti anche tra pubblicazioni di diverso formato.

La scrittura tecnica da un’unica fonte è un vantaggio per tutti!

Per maggiori informazioni sui nostri software redazionali la nostra pagina Tecnologie & SW

Oppure contattaci: info@because-italy.com

Share this post

Condividi su facebook
Condividi su twitter
Condividi su linkedin
Condividi su print
Condividi su email