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Roadmap per Informazione 4.0 – Come scegliere il CCMS adatto

Marco e Gianni hanno finalmente definito metadati e tassonomie Roadmap per Informazione 4.0 – Metadati e tassonomie per la documentazione tecnica e sono alla ricerca di soluzioni intelligenti per automatizzare ulteriormente la gestione della documentazione tecnica. A questo scopo hanno ricevuto diverse proposte da fornitori di software CCMS, la maggior parte dei quali non ha indicato un prezzo finale, ma invita Marco e Gianni a definire prima di tutto un caso d’uso (use case) per scegliere un CCMS.

Definizione dello use case per scegliere un CCMS

Con l’aiuto di Sabrina, che ha già creato diversi casi d’uso per programmi per il marketing, i tre si mettono al lavoro. Le richieste di informazioni riguardano principalmente i seguenti aspetti:

  • Riutilizzo e proliferazione dei testi
  • Formati di pubblicazione richiesti
  • Versionamento (evoluzione della documentazione nel tempo)
  • Varianti di prodotto, configurabilità e opzioni
  • Traduzioni e terminologia

Analizzano le diverse situazioni e descrivono le loro richieste nella tabella più completa fra quelle inviate dai diversi fornitori.

Domande e Risposte

Domande del fornitore

Risposte di Gianni

Stessi testi riutilizzati più volte in diversi manuali

  • Siamo riusciti ad isolare i moduli in singoli file sigle source, ma dobbiamo ancora copiare e incollare manualmente tutte le informazioni

Configurazioni di prodotto che hanno un impatto minore sul documento nel suo complesso

  • Sì, ad esempio dati tecnici oppure piccole varianti.
  • Al momento creiamo moduli nuovi con parecchie duplicazioni: non siamo in grado di gestire piccole modifiche in modo efficiente

Opzioni che il cliente può selezionare

  • Sì, i nostri prodotti possiedono molte opzioni. Al momento documentiamo tutto direttamente sul documento finale, ma ci rendiamo conto che spesso riscriviamo le stesse cose.

Diversi formati – PDF ma anche Web

  • Con il nostro sistema, al momento pubblichiamo tutto solo in PDF.
  • Sabrina del Marketing è costretta a copiare tutti i testi per ricostruire le brochure di prodotto o le pagine del sito web dei prodotti. Si tratta di un sacco di manovalanza.

Versionamento dei moduli e dei documenti

  • Sì, lo gestiamo manualmente. Salviamo i vecchi nodi e i vecchi documenti in “old” e utilizziamo sempre la versione più recente. Ma a volte avremmo bisogno di recuperare le vecchie versioni.

Scostamenti dovuti a mercati diversi

  • Sì, in particolare Europa/America/Asia

Gestione della traduzione

  • Abbiamo un’agenzia esterna che si occupa della traduzione. Vorremmo avere un sistema che includa le traduzioni.

Terminologia

  • Sabrina del Marketing ha un glossario. L’ufficio tecnico ha delle liste su Excel.

Mandano quindi le loro risposte a tutti i fornitori di CCMS. Uno di loro risponde prontamente e offre una versione di test gratuita.

Gianni non trova affatto male questa idea: ha imparato da solo molti altri programmi. Mentre la sta installando sul suo computer, Marco riceve un feedback dal fornitore che ha inviato le domande più dettagliate: gli offre una demo per presentare il proprio CCMS e invia ulteriori domande.

Marco, con pazienza, fornisce nuovamente le risposte al fornitore, nella speranza di acquisire nuovi parametri per la scelta del CCMS.

Domande, risposte e feedback

Domande del fornitore

Risposte di Gianni

Feedback del fornitore

Stessi testi riutilizzati più volte in diversi manuali

Siamo riusciti ad isolare i moduli in singoli file sigle source, ma dobbiamo ancora copiare e incollare manualmente tutte le informazioni

OK, con il nostro sistema non dovrete mai riscrivere gli stessi contenuti, in qualunque scenario

Configurazioni di prodotto che hanno un impatto minore sul documento nel suo complesso

  • Sì, ad esempio dati tecnici oppure piccole varianti.

Al momento creiamo moduli nuovi con parecchie duplicazioni: non siamo in grado di gestire piccole modifiche in modo efficiente

  • Da dove provengono i dati tecnici? Utilizzate un PLM nella vostra azienda?
  • Come vengono create le configurazioni del prodotto? C’è un configuratore?

Opzioni che il cliente può selezionare

Sì, i nostri prodotti possiedono molte opzioni. Al momento documentiamo tutto direttamente sul documento finale, ma ci rendiamo conto che spesso riscriviamo le stesse cose.

  • Le opzioni sono quelle predefinite?
  • Ogni opzione ha testi standard?

Diversi formati – PDF ma anche Web

  • Con il nostro sistema, al momento pubblichiamo tutto solo in PDF.

Sabrina del Marketing è costretta a copiare tutti i testi per ricostruire le brochure di prodotto o le pagine del sito web dei prodotti. Si tratta di un sacco di manovalanza.

  • Quale software stai utilizzando attualmente?
  • Avete layout standard?

Versionamento dei moduli e dei documenti

Sì, lo gestiamo manualmente. Salviamo i vecchi nodi e i vecchi documenti in “old” e utilizziamo sempre la versione più recente. Ma a volte avremmo bisogno di recuperare le vecchie versioni.

  • Hai un flusso di lavoro preciso?

Scostamenti dovuti a mercati diversi

Sì, in particolare Europa/America/Asia

  • Solo testo?
  • Fotografie?
  • Altre variabili?

Gestione della traduzione

Abbiamo un’agenzia esterna che si occupa della traduzione. Vorremmo avere un sistema che includa le traduzioni.

  • In quali lingue traducete?

Terminologia

Sabrina del Marketing ha un glossario. L’ufficio tecnico ha delle liste su Excel.

  • Desiderate un aiuto per l’authoring per avere più Brand Identity?

Sistema di test per scegliere un CCMS

Nel frattempo, Gianni ha configurato il sistema di test. Il software è collegato a Word e dispone di macro che creano automaticamente il documento in Word. Sta importando gradualmente i moduli. Ora vuole stabilire metadati e tassonomie, ma trova solo una funzione di attributi non strutturati. Può avere il controllo totale dei moduli solo attraverso la struttura delle cartelle.

Con l’aiuto di modelli ora può riutilizzare i suoi nodi e Word crea automaticamente il documento. La pubblicazione in Word funziona, ma richiede molto tempo.

Gianni rivede i testi tradotti. Il sistema funziona piuttosto bene, ma è costretto a rielaborare successivamente i testi in Word, perché ogni lingua ha una lunghezza diversa.

Layout

Al momento produce tutto con un solo layout grafico. Gianni si chiede se è possibile adattare l’aspetto grafico in funzione di diversi contesti. Sarebbe fantastico, ovviamente! Contatta il fornitore del software. La risposta arriva subito:

“No, siete vincolati a questo solo layout grafico.”

A Sabrina non piace molto. “Se siamo alla ricerca di una soluzione, allora forse non dovremmo pensare non solo ad oggi, ma anche a come possiamo lavorare più velocemente in futuro”.

Marco riflette: “Propongo di agire su due fronti. Gianni, continua a provare il sistema per capire quali sono le limitazioni e se sono accettabili. Io cercherò di approfondire lo use case e poi confronteremo i risultati. Sabrina, per favore, prendi un layout personalizzato, così procediamo con diversi layout e formati”.

Gianni ora crea le istruzioni nel software di test e scopre che un CCMS ha molti vantaggi.

Marco guarda le demo e amplia il suo caso d’uso. Sta imparando cose nuove:

  • Filtri
  • Standard DITA e iiRDS
  • Integrazione di video nella documentazione tecnica
  • Integrazioni con altri sistemi
  • Formato XML
  • Mapping dei contenuti
  • Gestione del flusso di lavoro

Nel nostro prossimo blog vedremo cosa Marco ha imparato dallo use case, e come Gianni si è regolato con il fornitore del sistema di test.

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