What-Is-Metadata

Roadmap per Informazione 4.0 – Metadati e tassonomie per la documentazione tecnica.

L’estate è finita e Marco e Gianni sono tornati dalle ferie. Nonostante la vacanza alle Maldive, Marco non è riuscito a dimenticare l’argomento documentazione tecnica e single source publishing (https://www.because-italy.com/roadmap-per-informazione-4-0-la-modularizzazione/). Così, si è portato le riviste di settore in spiaggia e ha cercato di scoprire come altre aziende hanno risolto il problema e si è imbattuto in un articolo molto interessante: metadati e tassonomie. Molto eccitato ha telefonato a Gianni – che in realtà era un po’ seccato per essere stato distratto dallo stato d’animo vacanziero (ma anche Gianni aveva promesso che si sarebbe informato per iniziare a settembre con strutture solide, così non ha potuto lamentarsi più di tanto).

Entrambi, quindi, appena tornati dalle vacanze, discutono su quali metadati e tassonomie sono effettivamente utili, mentre Gianni ha già paura di essere di nuovo sopraffatto dal lavoro.

Metadati = informazioni sulle informazioni

I metadati sono informazioni sulle informazioni.

“Sembra un po’ complicato”, dice Gianni.

“Oh, sciocchezze!” dice Marco. “Guarda qui.” Marco tira fuori un articolo che descrive splendidamente i metadati.

Prendiamo un modulo di contenuto. I metadati forniscono informazioni su questo modulo. Ad esempio, il tipo di contenuto del modulo, il nome l’autore che l’ha scritto, la versione, ecc. Ciascuna di queste informazioni è un metadato.

Ma con un metadato si può anche specificare per quale paese questo nodo di testo dovrebbe essere usato, oppure il codice del modello del componente descritto nel modulo.

I metadati definiscono le proprietà delle informazioni nel modulo“, dice Gianni.

“Esatto! E grazie ai metadati, possiamo strutturare e cercare meglio i nostri moduli”, aggiunge Marco.

“Ma che cosa sono le tassonomie?” chiede Gianni.

Tassonomie = metadati strutturati

metadati strutturati

Anche questo è ben spiegato nell’articolo: le tassonomie sono metadati strutturati. Nelle tassonomie ci sono metadati divisi in categorie e sottocategorie di primo piano. Si può vederlo come un organigramma.

Se un’azienda ha modelli di motori diversi e i singoli motori hanno caratteristiche diverse, è possibile creare una tassonomia. In questo modo, i moduli possono essere ordinati, ricercati e riutilizzati in modo molto efficiente.

Ora Marco e Gianni vogliono mettere in pratica ciò che hanno imparato. Guardano i prodotti della loro azienda e cercano di analizzarne una gamma. Qual è il prodotto principale? Quali sono le differenze? Come sono configurati i prodotti? Ci sono discriminanti chiare fra una configurazione e l’altra?

Gianni propone di dividere i moduli in cartelle sulla base della tassonomia che hanno definito insieme. Ma come si possono definire i metadati senza un sistema di gestione? Come può Gianni etichettare i nodi di testo? Marco ha un’idea: tramite il nome del documento!

A questo punto, sono in grado di etichettare i moduli di contenuto della gamma di prodotti che avevano esaminato. Per le singole proprietà e configurazioni, definiscono abbreviazioni che riportano nel nome del documento.

In questo modo, Marco e Gianni saranno in grado di cercare agevolmente i singoli moduli, individuare quello opportuno, e riutilizzarlo in tutte le documentazioni in cui il modulo è rilevante. Ma non solo: creano un albero di cartelle e sottocartelle che riflettono la tassonomia creata, e che ospitano i moduli al livello di corrispondenza opportuno.

“Mannaggia, ma è un bel po’ di lavoro”, si lamenta Gianni. A poco a poco, Gianni scava nel gran bazar dei documenti, analizza le serie di prodotti, crea tassonomie e metadati. Per non confondersi, crea anche una leggenda che definisce le abbreviazioni e gli organigrammi che riflettono le strutture di prodotto definite tramite le tassonomie.

Marco è molto soddisfatto dell’introduzione dei concetti di single source, metadati e tassonomie. Ora risparmia molto tempo nella creazione della documentazione.

Tuttavia, si ritrovano spesso a ripetere le stesse operazioni, in modo meccanico, e dopo il primo entusiasmo, a compiere i primi errori. “Ma non volevamo abbandonare il copia e incolla”? A Marco questo sistema non piace ancora. Ci deve essere in qualche modo una macro in MS Word o un programma che facilita la ricerca e la composizione delle pubblicazioni.

Marco ricerca allora nuovamente su Internet e si imbatte in soluzioni che gli potrebbero facilitare il riutilizzo dei moduli e la pubblicazione dei documenti. Contatta vari fornitori e ora aspetta con impazienza una risposta.

Nella prossima tappa, alcuni fornitori presenteranno a Marco diverse soluzioni. Con l’aiuto di una macro su MS Word, potrà agevolare in qualche misura la produzione della documentazione tecnica. Ma dovrà subito confrontarsi con nuove sfide per superare i limiti di questo sistema.

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