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Software redazionali per costruttori di macchine. Perchè cambiare

Mi capita sempre più spesso di parlare con i responsabili della documentazione tecnica dei costruttori di macchine sulla convenienza o meno di utilizzare un software piuttosto che un altro. Nella maggior parte dei casi ci si ferma ai tre più diffusi – InDesign, FrameMaker, ed il sempre presente Microsoft Word. Altre volte ci si addentra a trattare software non più supportati dallo stesso costruttore come Quicksilver o assolutamente inadatti alla pubblicazione tecnica come QuarkXPress, o addirittura Publisher. Spesso la risposta è: “Abbiamo ereditato questa documentazione e questo metodo di lavoro, e lo stiamo portando avanti”.

Durante queste discussioni talvolta emergono idee e perplessità su determinati parametri come configurabilità del layout, stabilità dei formati, impostazione di variabili, sovrastrutture, tabelle, link… E qualcuno azzarda: “Ma perché passare dal software X al software Y?”

L’approccio classico a questo tipo di discorso è quello di sviscerare le varie potenzialità ed i vari parametri di ogni software, nella più recente versione immessa sul mercato.

Ma le vere ragioni della scelta non possono che risiedere nelle sfide che il costruttore di macchine deve affrontare:

  • a breve termine, il costruttore ha appena terminato la fabbricazione di un impianto speciale che fra 2 settimane sarà collaudato in Cina (con le istruzioni richieste in cinese). Questo impianto è simile al 90% ad un altro, purtroppo venduto in Brasile (e quindi con le istruzioni in Portoghese), e solo al 10% ad un altro impianto ancora venduta in Cina. Per complicare le cose, il manuale è estremamente articolato perché la Direttiva Macchine 2006/42/CE ci impone di trattare tutti i possibili argomenti, compresa la complicatissima installazione. Dulcis in fundo, il manuale deve essere pronto per l’accettazione, altrimenti il Cliente non paga.
  • a medio termine, il cliente deve promuovere con un’adeguata comunicazione istituzionale i nuovi modelli di macchine, la nuova avanguardia tecnologica… nuova tecnologia che fra pochi anni sarà però considerata obsoleta, e quindi la relativa documentazione dovrà nuovamente essere rifatta. Per vendere, su richiesta degli interessati, il costruttore deve spedire velocemente offerte dettagliate e customizzate, in qualche lingua che sempre meno è l’italiano o l’inglese, e da queste generare capitolati di vendita e specifiche tecniche che accompagneranno la costruzione della macchina.
  • a lungo termine, il costruttore vorrà, e soprattutto dovrà, per poter restare sul mercato, fare in modo che la propria documentazione tecnica aderisca al complesso fenomeno di Industria 4.0: documentazione disponibile online, on demand, automatizzata, in diversi formati e per diversi scopi.

Nessuna di queste sfide si misura a colpi di layout, di paragrafi, di stili e di tabelle. Qui non stiamo scrivendo una brochure tecnica di 4 pagine per la macchinetta del caffè in 25 lingue, e neanche il manuale di un motoriduttore di 20 pagine di cui 15 di disegni. Qui stiamo parlando di documentazione lunga e complessa, ripetitiva in molte parti, in lingue sempre diverse, da produrre subito e in maniera modulare, perché il progetto lo è dal primo momento.

Stiamo parlando di documentazione che dalla vendita al collaudo deve essere compatibile con quanto previsto da direttive sempre più stringenti. Stiamo parlando di documentazione tecnica e tecnico/commerciale, a supporto dell’ufficio esportazione, e quindi in sempre più lingue. Infine, stiamo parlando di documentazione non più PUSH, cioè spinta dal costruttore, ma ON DEMAND, cioè richiesta solo quando serve. Una documentazione interfacciata con l’automazione della macchina, con la temporizzazione della manutenzione elettrica e meccanica, troubleshooting…

In questo contesto, il requisito minimo di qualunque software è la compatibilità assoluta con gli strumenti di traduzione assistita (CAT) e gli strumenti di authoring modulare per risparmiare preziosissime risorse in termini di tempi e di costi.

Ma il requisito fondamentale, in realtà è un altro: la flessibilità. Ogni costruttore ha i propri mercati e le proprie sfide e non potrà mai esistere la soluzione perfetta e assoluta in termini di software.
A meno che non vogliamo eliminare in un sol colpo tutti i software di redazione passando ad un CCMS basato su XML come SCHEMA ST4 integrato con un Content Delivery Server.

Ma attenzione: da sola la tecnologia non produce nulla di buono (o meglio produce solo problemi) se non è supportata da un consulente che la installa e la parametrizza sulle esigenze del costruttore. Solo un partner di comunicazione tecnica multilingua con larga esperienza nel settore potrà guidare il costruttore verso lo standard di Industria 4.0.

Se volte sapere cosultate beModular o contattaci.

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