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Stampa della documentazione tecnica? NON PIÙ, grazie al Nuovo Regolamento Macchine

Stampa della documentazione tecnica: OGGI

Da sempre la stampa su carta ha fatto parte del processo della documentazione tecnica aziendale, l’ultimo step prima della consegna al cliente. Anche l’organizzazione della stampa richiede il suo tempo come: contattare tipografia, verificare errori, rilegatura del manuale, controllo ecc.

Stampare i manuali tecnici su carta in alcuni casi ha anche un costo elevato rispetto al valore del prodotto: se abbiamo un prodotto con un prezzo basso e una documentazione tecnica con più di un centinaio di pagine il costo della stampa è molto più elevato rispetto al prodotto e l’incidenza molto più elevata.

Esempio: Quante volte ti è capitato, una volta stampato il manuale tecnico, di riscontrare i problemi come: pagine sbagliate, errori di ortografia, margini mancanti e così via? E poi hai dovuto contattare nuovamente la tipografia che aveva già stampato più di 100 pagine del tuo manuale, verificare, posticipare la consegna effettiva al cliente, con conseguente aumento di costi e tempo?

Abbiamo una buona notizia: è che uscito il NUOVO REGOLAMENTO MACCHINE  che può risolvere il tuo problema e aprire nuove opportunità.

Nuovo Regolamento Macchine e la stampa della documentazione tecnica

nuovo regolamento macchine

Ebbene sì, dopo 15 anni la Commissione Europea ha elaborato una proposta ufficiale che andrà a sostituire nel 2023 la vecchia Direttiva Macchine. Tra i diversi punti presenti nel nuovo regolamento macchine in questo articolo approfondiremo il più innovativo. Tratteremo il tema sulla digitalizzazione della documentazione tecnica, STOP alla stampa cartacea al fine di:

  • Ridurre l’impatto ambientale
  • Abbattere i costi di distribuzione
  • Aumentare la fruibilità della documentazione tecnica da parte dell’utilizzatore.

Come digitalizzare la tua documentazione tecnica

digitalizzazione documentazione tecnica

La tecnologia è diventata parte della nostra quotidianità e sta avanzando sempre di più, sia a livello professionale, aiutandoti a semplificare il lavoro, sia nelle tue giornate come, ad esempio, nei momenti di quotidiani partendo dalle faccende di casa fino a scegliere dal tuo telefonino il menù del ristorante.

 

Anche la documentazione tecnica si sta evolvendo nel campo tecnologico con soluzioni innovative per migliorare la gestione del flusso del lavoro del reparto tecnico. Dall’utilizzo di software come le NMT (Neural Machine Translation) (leggi articolo) che hanno migliorato il metodo di traduzione automatica tramite glossari e Database terminologici fino ai CCMS (Content Delivery System) (leggi articolo) l’innovativa soluzione tecnologica per migliorare l’efficienza della documentazione tecnica nelle aziende e molto altro.

I 3 livelli della documentazione digitale

Per evitare la stampa in formato cartaceo ci sono diverse soluzioni. Vediamo insieme le più utilizzate:

  1. Salvare in PDF: per chi ha la necessità di avere semplicemente la stampa del documento in formato digitale è possibile usare il formato in PDF che permette la condivisione veloce e una maggior fruibilità.

N.B. Il PDF non è sempre la scelta migliore: è statico, non interattivo e poco adattabile alle necessità dell’utilizzatore come un documento cartaceo.

  1. Rendere la documentazione accessibile su internet: per chi vuole utilizzare il web come strumento di condivisione e digitalizzazione dei documenti aziendali e i vantaggi sono:
  • Adattabilità in diverse piattaforme
  • Condivisione sotto forma di link
  • Indicizzazione e ricercabile in rete
  • Può includere contenuti multimediali.
  1. Usare portali professionali: per chi vuole tutto il materiale tecnico sempre a disposizione attraverso una semplice app sul dispositivo, anche chiamata “Content Delivery Server” con i vantaggi:
  • Layout adattato per qualunque dispositivo
  • Informazioni disponibili anche in assenza di connessione a internet
  • L’utente può dare un feedback / rating alle informazioni in modo che il costruttore possa migliorarle
  • Dati protetti sul server dell’azienda

Per saperne di più sul Content Delivery Server consulta la nostra pagina dedicata di SCHEMA ST4, leggi qui .

Roadmap verso la digitalizzazione

documentazione tecnica roadmap

Il salvataggio in PDF è il metodo più utilizzato se usi software tradizionali per la documentazione tecnica es. Word, In Design, Publisher, Frame Maker e molti altri strumenti per la creazione di contenuti oppure stai già procedendo verso la digitalizzazione attraverso HTML se hai un buon convertitore. Devi sapere, però, che i testi non saranno indicizzati a meno che non hai delle solide strutture sul file originale.

Oggi con l’avanzare delle tecnologie l’utente si sta abituando ad avere tutte le informazioni necessarie nel minor tempo possibile, come facciamo a soddisfare le sue richieste se utilizziamo i due livelli indicati precedentemente?

Esempio: Luciano ha rotto la macchinetta del caffè e deve trovare in fretta le informazioni di riparazione prima che arrivi in ritardo in ufficio, cerca direttamente la parola online e il problema è risolto. Nel caso in cui avessimo solo un file in PDF Luciano sarebbe insoddisfatto e potrebbe appoggiarsi ad un altro fornitore con una documentazione totalmente digitalizzata.

Ci sono già delle aziende come la Daikin che stanno facendo questo lavoro (vedi video). Questo processo sta iniziando ad essere importante per le aziende, in particolare: se l’utente ha una buona customer experience con la documentazione tecnica di un costruttore, comincia a dargli un valore secondario ma importante, al livello della garanzia.

Avere una documentazione tecnica in formato PDF potrebbe essere un passo in avanti per la digitalizzazione oppure si potrebbe fare un minimo investimento su un portale HTML ma con gli anni potrebbe risultare una pessima scelta.

La soluzione migliore è: utilizzare un portale professionale tenendo conto che è un processo step by step e che potrebbe richiedere tempo e lavoro per la gestione e l’organizzazione iniziale. Quindi utilizzando un CCMS professionale il problema si può risolvere.

Because Italy è partner ufficiale da diversi anni con Quanos che utilizza una piattaforma innovativa e all’avanguardia SCHEMA ST4 i vantaggi sono:

  • Ha un portale professionale che riconosce l’utente collegato con il CCMS
  • È sempre sintonizzato anche se sei Offline con la linea internet
  • Permette di scaricare tutti i contenuti da tutte le piattaforme
  • Richiede una registrazione utente
  • Maggiore sicurezza dei tuoi documenti

I vantaggi della documentazione digitale

Prima di aspettare che arrivi il 2023 per l’approvazione effettiva del Nuovo Regolamento Macchine possiamo già iniziare ad avviarci verso le nuove tendenze del mercato globale con la digitalizzazione e i vantaggi saranno i seguenti:

  1. Maggiore sicurezza: un documento digitale può essere protetto da password, criptato e salvato in sicurezza su cloud.
  2. Collaborazione migliore in azienda: anche da distanza è possibile collaborare in modo veloce ed efficace
  3. Miglior Customer Service: permette invii istantanei e comunicazioni molto più veloci
  4. Più tempo: i file digitali si trovano rapidamente senza bisogno di spostarsi dalla postazione.
  5. Un pianeta più pulito: riduce gli sprechi di carta, quindi i disboscamenti e lo smaltimento dei rifiuti.

Cosa possiamo fare per te?

La nostra esperienza nel settore ci ha permesso di trovare delle soluzioni tecnologiche adatte alle nuove esigenze del mercato globale, se vuoi avere maggiori informazioni sulle funzionalità di SCHEMA ST4 visita la nostra pagina dedicata.

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